Am avut în weekend un skirmish cu un primar de comună din Județul Galați, din noul val dar deja cu vechile obiceiuri. Se lăuda pe FB că a cheltuit 27.000 euro din C10 PNRR pentru digitalizare, totul în jurul unui sistem Docubox.
A fost foarte iritat când i-am spus că sunt bani aruncați.
Să explic însă despre ce vorbim.
Există o companie la Sibiu care, în completarea unei suite software pentru managementul primăriilor, oferă și dulapuri cu auto-servire similare cu cele ale firmelor de curierat (Easybox sunt cele mai cunoscute de la curieri). Primăria pune acte în dulap iar cineva le ridică când are timp, evident se poate și invers.
Discutăm deci de depunerea și ridicarea actelor de către cetățeni.
Evident, discutăm de registratură.
Legislația incidentă este Codul de Procedură Fiscală, pentru documentele din zona administrării fiscale, care se adaugă la Codul Administrativ CA, Controlul Managerial Intern, GDPR.
Toate aceste norme impun un grad ridicat de precizie în privința identității persoanei care a primit un document și a datei când s-a întâmplat acest lucru. Se poate renunța la această trasabilitate, prin afișarea la avizier sau pe site, doar după toate celelalte metode au dat greș.
Hai să vedem care sunt metodele. La nivel de lege ne ajută Art.47 al Codului de Procedură Fiscală CPF ale cărui aliniate enumeră limitativ următoarele modalități de comunicare a unui document tipărit:
- Alin (13) permite ridicarea de la registratură, sub semnătură
- Alin (3) permite comunicarea prin poștă cu scrisoare recomandată cu confirmare de primire.
- Alin (8) permite instituției să trimită un angajat la cetățean, documentul va fi înmânat sub semnătură
Observăm că în toate variantele este obligatorie colectarea semnăturii destinatarului.
Există însă și comunicări electronice, aici situația este mai complicată întrucât, în general, tehnologia nu permite o confirmare clară a primirii mesajului. Faptul că emailul a ajuns în Inbox înseamnă că a fost comunicat ? Abordarea curentă nu susține acest lucru.
Legea spune doar că, chiar dacă destinatarul nu și-a accesat sistemul electronic, documentul este considerat comunicat la 15 zile de la data transmiterii. În mod înțelept, pentru soluțiile electronice, lege permite reglementarea prin Ordin de Ministru, pentru a ține aproape de evoluția tehnologică.
Asta doar teoretic, Ordinul nr. 3.097 din 2016 are multe probleme și absurdități din perspectiva zilei de astăzi.
Pentru restul tipurilor de documente se poate deroga de la această abordare doar dacă respectivul document nu produce efecte juridice și nu dezvăluie date personale. Spre exemplu o scrisoare de informare, o invitație la o dezbatere, pentru acestea pot fi utilizate scrisori simple, distribuție door-to-door, etc.
Să revenim la documentele fiscale.
Sunt multe, cel puțin câte o decizie de impunere și o confirmare a plății pentru fiecare bun impozabil. Iar miza este importantă:
CPF Art. 48 (2) Actul administrativ fiscal care nu a fost comunicat potrivit art. 47 nu este opozabil contribuabilului/plătitorului şi nu produce niciun efect juridic.
Același lucru este valabil pentru orice act al administrației cu caracter individual:
CA Art.199 (2) Hotărârile şi dispozițiile cu caracter individual produc efecte juridice de la data comunicării către persoanele cărora li se adresează.
Cum dovedim data și persoana ?
În mod sigur nu prin Docubox care nu colectează semnături atunci când deschide ușa sertarului.
Ce putem face ?
Dacă studiem cu atenție norma legală observăm că în cazul trimiterii poștale de fapt nu se cere o semnătură ci o confirmare de primire. Numai noi vedem prin puterea obișnuinței o semnătură cu pixul pe un formular, în realitate poate fi orice altceva.
Realitatea ține de viziunea ANCOM, autoritatea care reglementează operatorii poștali. Dacă ne gândim bine, în acest sector, azi putem confirma primirea prin comunicarea unui pin primit prin SMS sau prin o mâzgălitură pe un touch screen.
ANCOM decide ce metodă este acceptabilă și este autoritatea care investighează eventuale plângeri.
Nu știu dacă i-a întrebat cineva vreodată ceva explicit despre aplicarea tehnologiilor moderne și Art.47 dar există o bună șansă să existe un răspuns pozitiv. Însă, foarte important, ANCOM are ca responsabilitate numai operatorii autorizați – o primărie nu are acest statut și nu poate beneficia de acest context legal pentru funcționarea internă, deci nici pentru un Docubox achiziționat.
Ce ne aduce viitorul ?
Prin NFC Cartea Electronică de Identitate permite identificarea în fața unui dispozitiv automat. Este de dorit ca Ministerul să revizuiască normele în vigoare și să înlocuie citirea sa vizuală de către funcționar cu citirea prin intermediul unui dispozitiv. În particular deschiderea Docubox prin citirea CEI în locul unui pin secret ar aduce scenariul într-o zonă de siguranță acceptabilă și astfel legiferabilă.
Încă sper să testez acest scenariu împreună cu DEPABD și ANIS.
Fun Fact: firma din Sibiu are și un site unde ajută primăriile cu modele de proceduri operaționale. Cum nu am abordat și sensul invers, documentele de la cetățeni, îi citez pe ei în privința abordării corecte:
Actele care provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul din dreapta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului, numărul de înregistrare ... .
Evident, nici asta nu poate face Docubox :))
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu