Urmează un test greu pentru actualii conducători MCID și ADR. Vom vedea dacă vor rezista atracției spre partea întunecată exercitată de propriul aparat.
Pentru a nu dramatiza ceva ce va fi , în esență, un skirmish în Guvernul României mă simt dator să pun pe masă și argumentele „academice” ce pot fi asociate acestui subiect.
MAI a pus în dezbatere publică un proiect de modificare a L135/2007, așa-zisa lege a arhivelor electronice.
„așa-zisa” pentru că titlul oficial este „Lege ... privind arhivarea documentelor în formă electronică” cu toate că conținutul se referă doar la funcționarea unei arhive electronice.
👉Arhivistica este știința care are ca obiect studiul și organizarea documentelor cu valoare istorică.
👉Arhiva este o unealtă a arhivisticii, un cadru/mijloc de păstrare a documentelor.
Activitatea arhivistică, dincolo de partea de cercetare, implică un set de obiective, principii, bune practici, reguli și proceduri aplicate de arhiviști documentelor și informațiilor care le sunt încredințate astfel încât să le fie evaluată valoarea, decisă obiectiv durata de păstrare și să fie catalogate astfel încât să fie regăsibile din cât mai multe perspective și utilizabile în cât mai multe scopuri.
Arhiva propriu-zisă are și ea reguli. Trebuie să aibă senzori de incendiu, instalație de stingere, control acces, camere de supraveghere astfel încât kilometrii de dosare să fie neatinși de trecerea timpului.
Regulile, activitatea arhivistică, sunt stabilite prin L16/1996 care, printre altele, desemnează Arhivele Naționale din România (astăzi în componența MAI) ca fiind instituția care emite normele tehnice și controlează aplicarea acestora. Inclusiv controlează depozitele de Arhivă din perspectivă tehnică.
Dosarele de arhivă pot fi păstrate în arhiva proprie sau pot fi date în păstrarea unui operator terț. Acești operatori sunt autorizați și controlați de Arhivele Naționale.
În 2017, cu entuziasm, s-a vrut replicarea acestui sistem și pentru arhivele electronice. 👺Însă Diavolul și-a băgat coada iar L135 este exclusiv despre funcționarea prestatorilor de servicii de arhivă electronică. Aceștia trebuie să fie acreditați (azi de ADR), trebuie să folosească sisteme omologate și, nu în ultimul rând, trebuie să aibă o garanție sau o asigurare de 300.000 euro.
Nu există nimic despre cazul în care nu externalizezi și folosești propria arhivă digitală, caz în care, spre exemplu, garanția nu mai are sens.
⚠️Din 2007 s-au acreditat aproape 50 de arhive, niciuna a unei instituții publice.
Să recapitulăm:
👉Informația și documentele, indiferent de forma fizică sau digitală, sunt prelucrate pe baza regulilor stabilite de Arhivele Naționale.
👉Documentele fizice pot fi păstrate în arhiva proprie sau la un terț autorizat.
👉Documentele digitale pot fi păstrate doar într-o arhivă autorizată.
Lipsa de simetrie este evidentă‼️
MAI propune în proiectul de lege ca instituțiile publice să poată folosi arhive digitale proprii, fără a fi necesară acreditarea. Similar cu arhivele fizice. Practic scoate administrația de sub puterea L135 și stabilește pentru acesta un alt set de reguli, minimal.
O soluție rapidă, dirty, pentru instituțiile publice care încep să acumuleze documente electronice.
Dar de ce doar pentru administrație și nu și pentru companiile private❓
Răspuns: pentru că sprijinul mediului economic nu este misiunea MAI, ei doar s-au regăsit în situația absurdă în care sunt Autoritatea Arhivistică dar totuși trebuie să cumpere servicii private. Își rezolvă problema, și cea a prietenilor de la MFP mari posesori de documente electronice. Le sunt recunoscător că au extins pentru întreaga administrație.
Va fi o pierdere pentru operatorii arhivistici privați iar cu aceștia vor rezona mulți dintre cei din ADR / MCID. Vor spune că va fi dezastru, instituțiile vor pierde documentele electronice și că trebuie neapărat verificate ex-ante.
Realitatea este că, înainte de a ajunge în arhivă, un document există o lungă perioadă în sistemul de document management al instituției. Acesta este un sistem mai complex tehnic, cu mai mulți utilizatori și cu mai multe riscuri comparat cu arhiva electronică. Și totuși astăzi nu există norme de calitate pentru aceste aplicații, nici autoritate de supraveghere, nici procedură de acreditare a utilizatorului. Și nici nu trebuie să fie. Tot ce este necesar există în normele de GDPR, cybersecurity, etc. iar instituțiile publice sunt prezumate a fi de încredere, cel puțin îndeajuns pentru a fi doar controlate, fără acreditări.
⚠️În timp, falsa percepție că o instituție publică trebuie să cumpere servicii de arhivă electronică odată cu primul document electronic utilizat a fost un element descurajant puternic al transformării digitale.
⚠️Lipsa menționării documentelor electronice în L16/1996, faptul că pentru arhiva digitală Autoritatea era ADR și nu Arhivele Naționale – au dus la ideea că pentru documentele electronice nu există soluție de respectare a obligațiilor legale de management arhivistic, că ANR și multe alte instituții de control, nu în ultimul rând Curtea de Conturi, nu vor accepta documentele electronice ca acte autentice. Un blocaj al digitalizării pe care am încercat să-l combat prin coordonarea eforturilor de modificare a L16 în partea de completare cu prevederi specifice mediului digital, materializat în PL-X 31/2019 și victimă a schimbărilor de guvern care l-au abandonat înainte de a intra la votul final.
https://webapp.mai.gov.ro/frontend/documente_transparenta/485_1659334660_Proiectul%20legii.pdf
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu