Documente … mii, milioane de documente - toate materializează voința, autoritatea și esența administrației publice. Euro, multe milioane de euro, cheltuiți de instituțiile publice pentru ce este tradițional prima achiziție - sistemul electronic de management al documentelor. Urmat de încă o instalare, și încă una, toate abandonate înainte de a deveni o parte intrinsecă a organizației.
Acest entuziasm finanțat generos din fonduri europene sau bugetul propriu a fost de obicei înfrânt de câteva întrebări simple, prea târziu puse.
Ce fac cu hârtiile primite după ce le digitalizez ?
Oare documentele electronice create de organizație respectă legislația în vigoare ?
Instituțiile cu care colaborez sau, mai rău, care mă controlează le vor recunoaște ?
Dar REGISTRUL ?, unde e registrul de intrări-ieșiri pe care trebuie să-l predau la arhivă ?
Aceste provocări au împărțit instituțiile în trei categorii: cele multe care după fiecare încercare au revenit la hârtii pentru că le-a lipsit măcar un răspuns, cele care folosesc sisteme paralele - forma electronică pentru identificarea rapidă a informației și documentul tipărit pentru arhivare și comunicări oficiale și cele puține care, cu curaj, și-au construit singure răspunsul prin auto-reglementare.
Pentru că nu avem un minister al birocrației a revenit MAI sarcina ca, cu sprijinul celorlalte ministere, să propună răspunsuri prin proiectul de lege dedicat Arhivelor Naționale. După două luni de dezbatere publică și evaluarea a nu mai puțin de 177 de propuneri din partea societății civile apar în forma finală a proiectului un număr de prevederi de mare impact.
Deși încă din anul 2007 există legea 135, ”a arhivelor electronice”, conținutul acesteia, cu prevederi tehnice specifice sistemelor informatice, i-ar fi justificat mai degrabă o dedicare către ”stocarea electronică” lipsindu-i prevederi dedicate scenariilor de utilizare specifice unei arhive de documente precum modalitatea de a cataloga și selecta documente, modalitatea de a muta un document electronic în altă arhivă păstrându-i irefutabilitatea și chiar condițiile de bază necesare pentru ca, la termen, documentele să fie preluate de către Arhivele Naționale. Proiectul MAI, încă din zona definițiilor Art.3(q), introduce explicit în definirea serviciilor arhivistice serviciul de digitalizare și arhivare electronică oferindu-le un tratament legal egal cu cel al arhivelor clasice.
Posibil cea mai de impact prevedere propusă este, pentru prima dată, permiterea și încurajarea explicită de a păstra doar copia digitală a unui document primit pe hârtie (Art.40). Tot pentru prima dată vom avea legiferată calitatea tehnică minimă a unei copii digitale necesară pentru a înlocui originalul precum și standardul de metadate (Art.46 (1) e)) obligatoriu care va permite prelucrarea automată a documentului indiferent de sursa acestuia. Împreună cu introducerea noțiunii de format agreat pentru un document electronic (Art.46 (2) astfel sunt adresate direct provocări esențiale pentru schimbul de documente electronice G2G și G2C.
Această lege va acoperi întreg ciclul de viață al unui document, până la predarea la Arhivele Naționale, între 15 și 100 de ani de stocaj în arhive proprii sau externalizate. În această perspectivă documentele electronice - ușor accesibile și prelucrabile automat prin tehnologii precum Big Data și BI - devin tentații deosebite pentru prelucrări neautorizate întrucât, după cum spunea comisarul european Neelie Kroes, ”data is the new oil”. Așadar proiectul prin Art.49 impune ca arhivele electronice ale instituțiilor publice să poată fi operate externalizat doar pe infrastructura unei alte instituții publice adică chiar dacă scanarea, catalogare, selectarea sunt făcute de un operator privat aplicația informatică, serverele și clădirea sunt ale unui instituții publice care răspunde de legalitatea utilizării. Un scenariu potrivit pentru un cloud guvernamental și o economie de cheltuieli pentru operatorii arhivistici privați.
Acest proiect de lege se completează fericit cu cel al Cărții Electronice de Identitate, mijlocul prin care cetățenii vor putea semna mai simplu și mai ieftin documente și formulare administrative. Companiile private vor avea aceleași beneficii cu mențiunea că, în condițiile Regulamentului eIDAS, își vor putea alege modalitatea de semnare a documentelor acceptate putând ridica nivelul de încredere solicitat până la cel al certificatelor calificate.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu